KI-Automation für den Großhandel
Großhändler jonglieren mit tausenden Artikeln, vielen Lieferanten und engen Margen. Wenn ERP, Shop und Buchhaltung nicht miteinander reden, geht genau hier Zeit und Geld verloren — bei jeder Bestellung, jedem Angebot, jeder Rechnung.
Typische Engpässe im Großhandel
Großhändler jonglieren mit tausenden Artikeln, vielen Lieferanten und engen Margen. Wenn ERP, Shop und Buchhaltung nicht miteinander reden, geht genau hier Zeit und Geld verloren — bei jeder Bestellung, jedem Angebot, jeder Rechnung.
Manuelle Angebote
Angebotserstellung dauert Stunden, weil Preise und Verfügbarkeiten aus mehreren Systemen kommen.
Bestell-Chaos
Bestellungen werden zwischen Shop, ERP und Lieferanten manuell übertragen.
Lagerdaten
Bestände stimmen zwischen Shop und ERP nicht überein — Überverkäufe drohen.
Buchhaltung
Rechnungen landen verspätet und fehlerbehaftet in DATEV.
Was wir im Großhandel automatisieren
- Automatische Angebotserstellung aus ERP-Preisen und Lagerbeständen
- Bestell-Sync zwischen Shop, ERP und Lieferanten in Echtzeit
- Lagerbestände automatisch zwischen allen Kanälen abgleichen
- Rechnungen automatisch und kontiert nach DATEV übertragen
- Lead- und Anfrage-Routing direkt ins CRM
Alles über den KI-Agenten-Hub — er verbindet Ihre bestehenden Systeme (ERP, Shop, DATEV, CRM), ohne dass Sie etwas austauschen müssen.
Häufige Fragen
Wie automatisiere ich Prozesse im Großhandel?
Über den KI-Agenten-Hub: Er verbindet Ihr ERP, Ihren Shop und DATEV, sodass Angebote, Bestellungen, Lagerdaten und Rechnungen automatisch fließen — ohne manuelles Übertragen.
Funktioniert das mit meinem bestehenden ERP?
Ja. Der Hub unterstützt über 90 % der im Mittelstand genutzten Systeme (JTL, Xentral, weclapp, Sage u. a.) und legt sich darüber, ohne sie zu ersetzen.
Verhindert das Überverkäufe?
Ja. Durch den Echtzeit-Abgleich der Lagerbestände über alle Kanäle sinkt das Risiko von Überverkäufen deutlich.
Wie schnell rechnet sich das?
Häufig schon nach wenigen Monaten — im Erstgespräch berechnen wir Ihr konkretes Sparpotenzial.
Bereit, Automation Großhandel anzugehen?
Kostenloses Erstgespräch — wir prüfen Ihre Systemlandschaft und zeigen konkret, was sich automatisieren lässt.
Jetzt Erstgespräch vereinbarenPraxisbeispiel: Bestellabwicklung bei einem Technischen Großhändler
Ein mittelständischer Großhändler für Industriebedarf (18 Mitarbeiter, ~4.500 aktive Artikel, JTL-Wawi + DATEV) hat folgende Ausgangssituation: Pro Tag gehen 35–60 Bestellungen über Shop, Telefon und E-Mail ein. Jede Bestellung durchläuft vier manuelle Stationen — Prüfung im ERP, Lieferantenanfrage, Auftragsbestätigung per E-Mail, DATEV-Buchung. Durchschnittlicher Zeitaufwand: 22 Minuten pro Bestellung.
Nach der Einrichtung des KI-Agenten-Hubs läuft der Prozess so: Eingehende Bestellung (egal ob Shop, Formular oder E-Mail) landet automatisch in JTL-Wawi. Der Hub prüft den Lagerbestand in Echtzeit, löst bei Unterschreitung des Meldebestands die Lieferantenanfrage aus und sendet dem Kunden innerhalb von 90 Sekunden eine Auftragsbestätigung. Sobald die Rechnung in JTL erzeugt wird, überträgt der Hub sie automatisch mit korrekter Kostenstellen-Zuordnung nach DATEV. Die Bearbeitung durch einen Mitarbeiter beschränkt sich auf Ausnahmefälle — etwa Sonderpreisverhandlungen oder Lieferengpässe.
Manuell vs. Automatisiert: Was der Unterschied konkret bedeutet
Die folgende Tabelle zeigt, wie sich typische Großhandels-Prozesse vor und nach der Automatisierung verhalten — basierend auf realen Projektwerten aus dem Mittelstand.
| Prozess | Manuell | Mit Hub automatisiert |
|---|---|---|
| Angebotserstellung | 40–90 Min. — Preise aus ERP + Verfügbarkeit manuell prüfen, Word/PDF erstellen, versenden | 3–5 Min. — Hub zieht Preise + Bestand aus JTL/Xentral, generiert PDF, versendet automatisch |
| Lieferantenanfrage | Manuell per E-Mail, oft 1–2 Tage Reaktionszeit bis Bestellung ausgelöst wird | Automatisch bei Meldebestand-Unterschreitung, Bestellung direkt aus ERP heraus |
| DATEV-Übergabe | Sammelexport wöchentlich oder monatlich, Buchungsfehler werden spät entdeckt | Echtzeit-Übergabe je Rechnungsstellung, Kostenstellen automatisch zugeordnet |
| Kundenbenachrichtigung | Mitarbeiter schreibt manuell Auftragsbestätigung + Versandinfo | Automatische E-Mail innerhalb 90 Sek. nach Bestelleingang, Tracking-Link bei Versand |
| Lagerbestand-Abgleich | Täglich oder wöchentlich manuell, Überverkäufe im Shop möglich | Permanent synchron zwischen ERP und Shop, keine Überverkäufe |
Häufige Stolperstellen — und wie der Hub sie löst
Problem: Artikelstamm-Chaos
JTL und der Shop haben unterschiedliche Artikelnummern oder Bezeichnungen — Abgleiche scheitern regelmäßig. Der Hub normalisiert die Zuordnung über eine Mapping-Tabelle und erkennt Abweichungen automatisch, bevor sie Fehler verursachen.
Problem: Lieferanten ohne API
Viele Großhandels-Lieferanten bieten keine Schnittstelle an. Der Hub kann Bestellungen trotzdem automatisiert per E-Mail (strukturiertes Format) oder EDI-Datei versenden — ohne manuelle Eingabe auf Ihrer Seite.
Problem: DATEV-Buchungskreise
Verschiedene Warengruppen, Kostenstellen oder Steuerkonten machen die DATEV-Übergabe komplex. Der Hub bildet Ihre Buchungslogik einmalig ab und wendet sie dann auf jede Rechnung automatisch an — inklusive Fehlermeldung bei Ausnahmen.
Problem: Kunden erwarten Sofortantwort
B2B-Kunden im Großhandel bestellen oft mit kurzem Vorlauf und erwarten schnelle Rückmeldung. Mit automatischer Auftragsbestätigung und Verfügbarkeitsauskunft direkt aus dem ERP reagiert Ihr System in Sekunden — auch außerhalb der Bürozeiten.
Weitere Fragen aus der Praxis
Können wir einzelne Prozesse schrittweise automatisieren, nicht alles auf einmal?
Ja, das ist sogar der empfohlene Weg. Die meisten Projekte starten mit einem einzigen Engpass — etwa dem DATEV-Export oder der Auftragsbestätigung — und erweitern dann schrittweise. Das reduziert das Risiko und ermöglicht schnelle erste Ergebnisse innerhalb von zwei bis drei Wochen.
Was passiert bei Ausnahmen, die der Hub nicht kennt — z. B. Sonderpreise oder Teillieferungen?
Ausnahmen, die außerhalb der definierten Regeln liegen, werden an einen Mitarbeiter eskaliert — per E-Mail oder direkt ins CRM. Der Hub versucht keine Entscheidung zu treffen, die er nicht verlässlich treffen kann. Die Eskalationslogik wird gemeinsam mit Ihnen festgelegt.
Wie lange dauert die Einrichtung realistisch?
Für einen typischen Großhandels-Fall mit JTL oder Xentral, einem Shop-System und DATEV liegt die Einrichtungszeit zwischen zwei und sechs Wochen — abhängig davon, wie sauber Ihre Stammdaten sind und wie viele Sonderfälle abgebildet werden müssen. Die erste automatisierte Strecke ist meistens nach zwei Wochen produktiv.
Müssen wir JTL oder unser ERP wechseln oder anpassen?
Nein. Der Hub arbeitet über die vorhandenen Schnittstellen (REST-API, Datei-Export, Webhook) und greift nicht in Ihre ERP-Konfiguration ein. Sie behalten Ihr System unverändert — der Hub setzt obenauf.
Autor dieser Seite. Unternehmer und KI-Integrationsexperte aus Bayern — verbindet ERP-, Shop- und Buchhaltungssysteme für den Mittelstand in der DACH-Region. Über Georg · KI-Referenzen · Kontakt