Angebote automatisch erstellen mit KI

Die Angebotserstellung ist in fast jedem technischen Handels- und Fertigungsbetrieb der teuerste Verwaltungsprozess — und der am schlechtesten dokumentierte. Sie taucht in keiner Kostenstelle auf, weil sie überall gleichzeitig stattfindet: im Innendienst, in der Technik, im Einkauf, abends im Postfach des Geschäftsführers.

Und sie ist selten das, wofür man sie hält. Wer im Innendienst zusieht, stellt fest: Das Schreiben des Angebots dauert eine halbe Stunde. Die restlichen dreieinhalb gehen dafür drauf, die Zahlen überhaupt erst zusammenzubekommen — aus dem ERP, aus Katalogen, aus alten Angeboten und aus den Postfächern von Lieferanten, die noch nicht geantwortet haben.

Genau an dieser Sammelarbeit setzt die Angebots-KI an. Nicht am Schreiben. Am Zusammentragen.

Warum ein Angebot vier Stunden dauert und nicht eine

Bei dem Kunden, dessen Zahlen weiter unten stehen, haben wir vor dem Projekt vier Wochen lang mitgeschrieben, wohin die Zeit tatsächlich geht. Das Ergebnis überrascht fast jede Geschäftsführung — weil die eigentliche Facharbeit der kleinste Posten ist.

Fünf von sechs Schritten sind Beschaffung von Informationen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind oder von außen angefordert werden müssen. Nur der letzte ist Vertriebsarbeit. Ein Werkzeug, das nur beim Schreiben hilft, greift also an der Stelle an, die ohnehin die kürzeste ist.

Das erste Problem: Ihre Daten liegen an fünf Orten

Kein mittelständischer Betrieb hat alle Angaben, die in ein Angebot gehören, an einer Stelle. Das ist kein Versäumnis, sondern gewachsene Realität — die Systeme sind zu unterschiedlichen Zeiten aus unterschiedlichen Gründen eingeführt worden.

Jede dieser Quellen für sich ist beherrschbar. Der Aufwand entsteht aus der Zusammenführung — und daraus, dass ein Mensch beim Zusammenführen entscheiden muss, welche Angabe gilt, wenn zwei Quellen sich widersprechen.

Das zweite Problem: Sie warten auf die Angebote anderer

Das ist der Engpass, über den in Digitalisierungsgesprächen fast nie geredet wird — und der in der Praxis die Durchlaufzeit bestimmt. Sobald ein Angebot Positionen enthält, die Sie nicht selbst kalkulieren können, wird aus einem Vorgang eine Kette von Vorgängen:

1. Fremdpositionen erkennen Welche Zeilen kann ich aus eigenem Bestand und eigener Preislogik beantworten, welche nicht? Sonderanfertigungen, Zukaufteile, Fremdmontage, Fracht bei Sperrgut.
2. Den passenden Lieferanten wählen Wer hat es, wer liefert rechtzeitig, wer hat beim letzten Mal den besseren Preis gemacht? Oft mehrere parallel, um vergleichen zu können.
3. Anfragen hinausschicken Jede in einem anderen Format: Portal, Formular, E-Mail mit Anhang, bei manchen bis heute per Telefon.
4. Warten Ein Werktag ist schnell, drei sind normal, bei Sonderanfertigungen wird es eine Woche. In dieser Zeit ruht Ihr Angebot.
5. Nachfassen Wer nicht antwortet, muss erinnert werden — und jemand muss sich merken, wer noch aussteht.
6. Rückläufer verarbeiten Drei Lieferanten, drei Formate: ein PDF, eine Excel-Tabelle, ein Fließtext in der Mail. Preise teils netto, teils mit Rabatt, teils mit eigener Gültigkeit und Mindestmenge.
7. Vergleichen und einsetzen Umrechnen, Aufschlag drauf, in die eigene Kalkulation übernehmen, Lieferzeit ans Gesamtangebot anpassen.

Die reine Arbeitszeit dafür ist überschaubar. Der Schaden liegt in der Kalenderzeit: Zwischen Anfrage und Angebot vergehen Tage, in denen der Kunde bereits ein Angebot vom Wettbewerb auf dem Tisch hat. Im Projekt weiter unten war das der Punkt, den die Geschäftsführung im Nachhinein für den wertvollsten Effekt hielt — nicht die eingesparten Stunden, sondern dass Angebote am selben Tag rausgehen.

Und ein zweiter Punkt, der selten benannt wird: Dieses Wissen — welcher Lieferant was kann, wen man wie anschreibt, wo der Spielraum liegt — steckt in zwei, drei Köpfen. Fällt einer aus, steht der Prozess.

Wie die Angebots-KI daraus einen Vorgang macht

Die Angebots-KI von Grahamer.AI ersetzt keines Ihrer Systeme. Sie legt sich als Agent darüber, bedient die Quellen so, wie Ihr Innendienst sie bedient, und führt zusammen, was heute von Hand zusammengetragen wird. Am Ende steht kein Automatikversand, sondern ein vollständiger Entwurf, der geprüft werden will.

Der entscheidende Unterschied zu einer Angebotssoftware: Es wird nichts abgelöst. Ihr ERP bleibt führend, Ihr Layout bleibt, Ihre Preislogik bleibt. Der Agent bedient diese Systeme, statt sie zu ersetzen — und deshalb gibt es kein Migrationsprojekt und keinen Stichtag, an dem alles anders ist.

Der Lieferanten-Kreislauf im Detail

Weil dieser Teil in den meisten Projekten den größten Hebel hat, hier genauer, was der Agent dort tut:

• Fremdbedarf erkennen. Anhand von Artikelstamm und Bestand entscheidet der Agent je Position, ob sie aus eigenen Quellen beantwortbar ist. Alles andere geht in die Lieferantenschleife.
• Anfragen erzeugen und versenden. Pro Lieferant eine Anfrage im gewohnten Format — mit den Positionen, die ihn betreffen, in seiner Artikelbezeichnung, nicht in Ihrer. Mehrere Lieferanten parallel, wenn Sie vergleichen wollen.
• Rückläufer lesen. Antwortet ein Lieferant mit PDF, wird das PDF ausgelesen. Antwortet er mit Excel, wird die Tabelle gelesen. Antwortet er im Fließtext, wird der Text ausgewertet. Die Zuordnung erfolgt über die ursprüngliche Anfrage, nicht über Vertrauen in einheitliche Formate.
• Nachfassen. Wer nach einer von Ihnen gesetzten Frist nicht geantwortet hat, bekommt automatisch eine Erinnerung. Der Innendienst muss sich nichts mehr merken.
• Vergleichen. Liegen mehrere Angebote zur selben Position vor, stellt der Agent sie gegenüber — Preis, Lieferzeit, Mindestmenge, Gültigkeit — und schlägt eines vor. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
• Einsetzen. Der gewählte Einkaufspreis geht mit Ihrem Aufschlag in die Position, die Lieferzeit in die Gesamtlieferzeit des Angebots.

Was dieser Teil nicht tut: eigenständig bestellen, verhandeln oder Zusagen machen. Der Agent fragt an und liest die Antwort. Jede Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten entsteht weiterhin durch einen Menschen.

Was am Ende übrig bleibt

Wenn das läuft, sieht der Innendienst morgens nicht mehr eine Anfrage, sondern einen fertigen Entwurf mit allen Zahlen. Zu tun bleibt:

• Prüfen. Stimmen die Positionen, ist nichts übersehen worden, passt die Lieferzeit zur Zusage, die man geben will?
• Entscheiden, wo der Agent markiert hat. Nicht erkannte Sonderfälle liegen als offene Punkte vor, nicht als stillschweigende Annahme.
• Kaufmännisch werten. Marge, strategischer Preis, Beziehung zum Kunden. Das ist Vertriebsarbeit und bleibt beim Menschen.
• Senden.

Das ist gemeint, wenn hier von 45 Minuten statt vier Stunden die Rede ist: überwiegend Prüfzeit. Nicht weniger Sorgfalt — weniger Suchen.

Der belegte Fall: 4 Stunden auf 45 Minuten

Wann sich eine Angebots-KI rechnet

Die Faustregel: Je öfter Sie ähnliche Angebote schreiben und je mehr Fremdpositionen darin stecken, desto größer der Hebel. Bei echten Unikaten mit Konstruktionsaufwand bleibt der Mensch schneller — das sage ich Ihnen dann auch.

Einführung in vier Schritten

1. Prozessaufnahme (1–2 Wochen) Ich sitze beim Innendienst und sehe zu, wie ein Angebot tatsächlich entsteht — nicht, wie es im Handbuch steht. Ergebnis: eine Liste der Quellen, der Regeln und der Sonderfälle.
2. Datenanbindung (2–4 Wochen) Zugriff auf ERP, Kataloge, Preislisten und Historie. Hier zeigt sich, wie gepflegt die Stammdaten sind — dieser Schritt bestimmt die Projektdauer stärker als alles andere.
3. Regelwerk und Pilot (3–4 Wochen) Ihre Preis- und Konditionslogik wird abgebildet, die Lieferantenschleife eingerichtet. Der Agent läuft zunächst parallel: er erzeugt Entwürfe, der Innendienst arbeitet weiter wie bisher und vergleicht.
4. Produktivbetrieb (ab Woche 8–12) Umstellung erst, wenn die Entwürfe verlässlich sind. Danach laufender Feinschliff an den Sonderfällen, die im echten Betrieb auftauchen.

Der Pilot ist bewusst so gebaut, dass er scheitern darf, ohne dass Ihr Tagesgeschäft betroffen ist. Ausgerollt wird, was sich vorher bewiesen hat.

Wo Ihre Daten dabei liegen

Angebotsdaten sind mit das Sensibelste, was ein Betrieb hat: Einkaufspreise, Margen, Konditionen einzelner Kunden. Diese Daten gehören nicht ungefragt auf fremde Server.

Deshalb ist der Regelfall bei mir ein eigener KI-Server im Unternehmen oder in einem deutschen Rechenzentrum. Die Sprachmodelle laufen dort lokal, die Orchestrierung über n8n ebenfalls. Wo es sinnvoll ist, externe Modelle einzubinden, geschieht das gezielt und für klar benannte Teilaufgaben — nicht pauschal für alles. Was das für die DSGVO und den EU AI Act bedeutet, steht auf der Seite KI und Datenschutz.

Angebots-KI im größeren Vertriebsbild

Die Angebotserstellung ist meist nur der Einstieg. Sobald Anfragen strukturiert erfasst und Positionen sauber zugeordnet werden, lassen sich angrenzende Schritte anschließen:

• Anfrage-Triage — eingehende Anfragen automatisch nach Produktgruppe, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortieren
• Nachfassen beim Kunden — Erinnerung an offene Angebote, mit vorbereitetem Anschreiben zur Freigabe
• Preisprüfung — Hinweis, wenn ein Angebot unter Ihrer Mindestmarge liegt
• Auftragsübernahme — angenommene Angebote ohne Neueingabe ins ERP überführen
• Lieferantenbewertung — wer antwortet schnell, wer hält Preise, wer fällt regelmäßig aus

Diese Ausbaustufen kommen erst, wenn die erste läuft. Der Pilot muss sich beweisen, bevor mehr investiert wird.

Häufige Fragen

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