Angebote automatisch erstellen mit KI
Aus Anfrage, Stückliste und Ihrer Preislogik entsteht ein prüffähiger Angebotsentwurf — bei einem laufenden Kunden von 4 Stunden auf 45 Minuten.
Die Angebotserstellung ist in fast jedem technischen Handels- und Fertigungsbetrieb der teuerste Verwaltungsprozess — und der am schlechtesten dokumentierte. Ein Angebot entsteht aus Altangeboten, Excel-Kalkulationen, Rückfragen an die Technik und Erfahrungswissen im Kopf einzelner Kollegen.
Das erklärt zwei Dinge: warum es so lange dauert, und warum es so schwer zu vertreten ist, wenn die betreffende Person im Urlaub ist.
Was die Angebots-KI konkret tut
- Anfrage verstehen Egal ob E-Mail im Freitext, Formular, PDF-Leistungsverzeichnis oder Stückliste im Anhang — der Agent liest den Inhalt aus und ordnet ihn Ihren Artikeln zu.
- Daten zusammenziehen Aus dem ERP kommen Preise, Konditionsgruppe des Kunden, Verfügbarkeiten und Lieferzeiten. Aus der Historie kommt, was dieser Kunde zuletzt zu welchen Konditionen bekommen hat.
- Kalkulieren Nach Ihrer Logik — Staffelpreise, Zuschläge, Mindestmengen, Frachtregeln. Nicht nach einer allgemeinen Annahme, sondern nach den Regeln, die Sie hinterlegen.
- Entwurf erzeugen Vollständiges Angebot in Ihrem Layout, mit Positionen, Texten, Lieferzeiten und Gültigkeit.
- Freigabe Ihr Vertrieb prüft, korrigiert und versendet. Der Mensch entscheidet — die Maschine hat die Fleißarbeit gemacht.
Der entscheidende Unterschied zu einer Angebotssoftware: Es wird nichts ersetzt. Ihr ERP bleibt führend, Ihr Layout bleibt, Ihre Preislogik bleibt. Der Agent bedient diese Systeme, statt sie abzulösen.
Der belegte Fall: 4 Stunden auf 45 Minuten
Ausgangslage. Ein Kunde im technischen Handel: Jede Anfrage wurde vom Innendienst manuell bearbeitet — Artikel heraussuchen, Preise prüfen, Vorgängerangebote sichten, Text schreiben. Durchschnitt: rund vier Stunden je Angebot.
Umsetzung. Anbindung an ERP und Angebotshistorie, Abbildung der Preis- und Konditionslogik, Agent erzeugt den Entwurf, Innendienst gibt frei.
Ergebnis. Die Bearbeitung sank auf etwa 45 Minuten — überwiegend Prüfzeit. Rechnerisch entspricht das rund 95.000 € Entlastung pro Jahr. Der Nebeneffekt war fast noch wichtiger: Angebote gehen jetzt am selben Tag raus statt nach drei Tagen.
Zahlen aus einem laufenden Kundenprojekt. Ihr Ergebnis hängt von Ausgangslage, Datenqualität und Angebotsvolumen ab — die Größenordnung klären wir in der Analyse.
Wann sich eine Angebots-KI rechnet
| Merkmal Ihres Betriebs | Eignung |
|---|---|
| Mehr als 20 Angebote pro Woche | sehr gut |
| Angebote dauern länger als eine Stunde | sehr gut |
| Viele Positionen aus einem Katalog oder ERP | sehr gut |
| „Preis auf Anfrage" statt Preisliste im Shop | sehr gut |
| Wenige, sehr individuelle Großprojekte im Jahr | eher nicht |
| Preise stehen fest im Shop, kein Angebotsprozess | nein |
Die Faustregel: Je öfter Sie ähnliche Angebote schreiben, desto größer der Hebel. Bei echten Unikaten mit Konstruktionsaufwand bleibt der Mensch schneller.
Angebots-KI im größeren Vertriebsbild
Die Angebotserstellung ist meist nur der Einstieg. Sobald Anfragen strukturiert erfasst werden, lassen sich angrenzende Schritte anschließen:
- Anfrage-Triage — eingehende Anfragen automatisch nach Produktgruppe, Dringlichkeit und Zuständigkeit sortieren
- Nachfassen — Erinnerung an offene Angebote, mit vorbereitetem Anschreiben zur Freigabe
- Preisprüfung — Hinweis, wenn ein Angebot unter Ihrer Mindestmarge liegt
- Auftragsübernahme — angenommene Angebote ohne Neueingabe ins ERP überführen
Diese Ausbaustufen kommen erst, wenn die erste läuft. Der Pilot muss sich beweisen, bevor mehr investiert wird.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung einer Angebots-KI?
Typischerweise 8 bis 12 Wochen bis zum produktiven Einsatz, abhängig davon, wie gut Preise und Artikeldaten im ERP gepflegt sind. Der größere Teil der Zeit geht in die Abbildung Ihrer Preislogik, nicht in die KI selbst.
Was kostet das?
Für einen klar umrissenen Angebotsprozess liegt die Größenordnung bei 30.000 bis 50.000 €. Kommen mehrere Produktbereiche oder Sonderlogiken dazu, bewegt es sich Richtung 50.000 bis 120.000 €. Das Erstgespräch und die Potentialanalyse sind kostenfrei.
Kann die KI auch Preise festlegen?
Sie kalkuliert nach Ihren hinterlegten Regeln — Staffeln, Konditionsgruppen, Zuschläge. Sie erfindet keine Preise. Wo Ihre Regeln enden, markiert der Agent die Position zur manuellen Entscheidung, statt zu raten.
Was ist mit Sonderfällen und Ausnahmen?
Die sind der eigentliche Aufwand — und der Grund, warum ich vorab mit dem Innendienst spreche und nicht nur mit der Geschäftsführung. Erkennt der Agent eine Konstellation nicht, legt er sie zur manuellen Bearbeitung vor, statt einen falschen Entwurf zu erzeugen.
Funktioniert das mit unserem ERP?
In aller Regel ja. Über 90 der im Mittelstand verbreiteten ERP-, Warenwirtschafts- und Shopsysteme sind anbindbar. Entscheidend ist nicht der Hersteller, sondern ob sich Daten auslesen lassen — das klären wir in wenigen Minuten.
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