Branche: Handwerk

KI-Automation für den Handwerk

Im Handwerk bleibt für Büroarbeit wenig Zeit — und genau da stauen sich Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Wenn Handwerker-Software, Kalender und Buchhaltung nicht zusammenspielen, bleibt die Wertschöpfung auf der Baustelle liegen.

Kostenloses Erstgespräch Sparpotenzial berechnen

Typische Engpässe im Handwerk

Im Handwerk bleibt für Büroarbeit wenig Zeit — und genau da stauen sich Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Wenn Handwerker-Software, Kalender und Buchhaltung nicht zusammenspielen, bleibt die Wertschöpfung auf der Baustelle liegen.

Angebote dauern zu lang

Jedes Angebot wird manuell geschrieben — Anfragen bleiben tagelang liegen.

Termin-Wirrwarr

Aufträge, Monteure und Termine werden über Zettel und Telefon koordiniert.

Rechnungen verspätet

Rechnungen gehen erst Wochen nach Auftragsende raus — schlecht für die Liquidität.

Doppelte Eingaben

Kundendaten werden mehrfach in verschiedene Systeme getippt.

Was wir im Handwerk automatisieren

Automatische Angebotserstellung aus Anfragen — in Minuten statt Stunden
Auftrags- und Terminplanung synchronisiert mit Kalender und Monteuren
Rechnungen automatisch nach Auftragsabschluss erstellen und an DATEV übergeben
Anfragen aus Website/Formular automatisch ins CRM und zur Nachverfolgung
Handwerker-Software mit Buchhaltung verbinden — keine Doppeleingaben

Alles über den KI-Agenten-Hub — er verbindet Ihre bestehenden Systeme (ERP, Shop, DATEV, CRM), ohne dass Sie etwas austauschen müssen.

Häufige Fragen

Lohnt sich Automatisierung für kleine Handwerksbetriebe?

Ja. Gerade kleine Betriebe profitieren, weil Büroarbeit oft nebenbei läuft. Schon die automatische Angebots- und Rechnungserstellung spart pro Woche mehrere Stunden.

Muss ich meine Handwerker-Software wechseln?

Nein. Der KI-Agenten-Hub legt sich über Ihre bestehende Software und verbindet sie mit Kalender, CRM und DATEV.

Können Anfragen automatisch bearbeitet werden?

Ja. Anfragen über Ihre Website können automatisch erfasst, qualifiziert und in ein Angebot überführt werden.

Ist das DSGVO-konform?

Ja, auf Wunsch Self-Hosted — Kundendaten bleiben in Deutschland.

Bereit, Automation Handwerk anzugehen?

Kostenloses Erstgespräch — wir prüfen Ihre Systemlandschaft und zeigen konkret, was sich automatisieren lässt.

Jetzt Erstgespräch vereinbaren

Praxisbeispiel: Elektrobetrieb mit 12 Mitarbeitern

Ein typischer Elektroinstallationsbetrieb erhält täglich 3–8 Anfragen per E-Mail und Telefon. Jede Anfrage löst dieselbe manuelle Kette aus — mit messbaren Zeitkosten.

47 Min

Angebot manuell erstellen

4 Min

Angebot mit Hub

~18.000 €

Jährliche Zeitersparnis (Lohnkosten)

0

Vergessene Nachfassungen

Der Ablauf ohne Automatisierung: Anfrage per E-Mail empfangen → in Handwerker-Software (z.B. Tarifold, Craftware, Lexware Handwerk) manuell erfassen → Materialpreise aus Lieferanten-PDF abschreiben → Angebot schreiben → als PDF exportieren → E-Mail manuell verfassen → senden. Nach einer Woche manuell erinnern, ob Auftrag erteilt wurde. Bei Auftragserteilung: Auftragsbestätigung manuell erstellen, Materialbestellung per E-Mail an Lieferant, Lohnstunden manuell in DATEV-Lohn übertragen.

Mit dem KI-Agenten-Hub: Eingehende E-Mail-Anfrage wird automatisch ausgelesen → Kontakt und Auftragsdaten in Handwerker-Software angelegt → Angebot auf Basis Preisliste generiert → PDF erstellt und versendet → nach 5 Tagen automatische Nachfass-E-Mail → bei Auftragserteilung automatisch Auftragsbestätigung, Materialbestellung und DATEV-Buchungsvorschlag.

Manuell vs. automatisiert: Was das wirklich bedeutet

Die Tabelle zeigt die vier häufigsten Alltagsprozesse im Handwerksbetrieb und wo Fehler und Zeitverlust entstehen.

Prozess	Manuell	Mit KI-Hub automatisiert
Angebotserstellung	30–60 Min, Tippfehler bei Preisübertragung, kein automatisches Nachfassen	3–5 Min, Preisliste direkt aus Software, Nachfass nach konfigurierbarer Frist
Auftragsbestätigung	Separater Schritt, oft verzögert um 1–3 Tage, Kunde wartet	Automatisch bei Auftragserteilung, inkl. Termin und Kontaktperson
Materialeinkauf	Bestellung per Telefon/E-Mail, kein Abgleich mit Lagerbestand	Bestellung automatisch nach Auftragsanlage, Lagerabgleich vorab
Lohnabrechnung / DATEV	Stunden manuell aus Stundenzettel abtippen, Übertragungsfehler, Steuerberater wartet	Erfasste Stunden fließen direkt als DATEV-Export an Steuerberater

Häufige Fragen aus dem Handwerk

Konkrete Fragen, die uns Handwerksbetriebe regelmäßig stellen — bevor sie sich entscheiden.

Funktioniert das auch, wenn Kunden per Telefon anfragen?

Ja. Der Hub kann Telefonnotizen aus einer Sprache-zu-Text-Integration (z.B. über ein einfaches Voicemail-System) verarbeiten. Alternativ reicht eine kurze Texteingabe durch die Sekretärin oder den Meister — der Rest läuft automatisch. Das Ziel ist nicht, das Telefon abzuschaffen, sondern die Nacharbeit danach.

Wir nutzen eine ältere Handwerker-Software ohne API. Geht das trotzdem?

In vielen Fällen ja. Wenn die Software einen CSV- oder Excel-Export bietet, kann der Hub diese Datei verarbeiten. Für Systeme wie Lexware Handwerk, Tarifold oder Craftware gibt es außerdem DATEV-kompatible Schnittstellen, über die wir Daten übergeben. Beim Setup klären wir gemeinsam, welcher Weg für Ihre Software passt.

Was passiert, wenn der Kunde das Angebot ablehnt oder nicht antwortet?

Der Hub sendet nach konfigurierbarer Frist (z.B. 5 und 10 Tage) automatisch Nachfass-E-Mails. Bleibt keine Rückmeldung, wird der Vorgang als "nicht erteilt" markiert und kann für statistische Auswertungen genutzt werden. Kein manuelles Hinterhertelefonieren mehr — es sei denn, Sie wollen es.

Wie lange dauert die Einrichtung, wenn der Betrieb gerade voll ausgelastet ist?

Das Setup für den Kern-Workflow (Angebot → Auftragsbestätigung → DATEV) dauert in der Regel 2–3 Werktage. Sie müssen dafür keine eigene IT-Infrastruktur vorbereiten. Wir brauchen Zugang zu Ihrer Handwerker-Software und DATEV — der Rest liegt bei uns. Laufende Anpassungen sind jederzeit möglich, ohne Betriebsunterbrechung.

Was der Hub nicht übernimmt — und warum das gut ist

Kein Ersatz für Ihre Preiskalkulation: Materialpreise und Stundensätze pflegen Sie weiterhin selbst in Ihrer Software — der Hub liest diese Werte nur aus und setzt sie ein.
Kein Kontakt zum Kunden ohne Ihr Okay: Jede ausgehende Kommunikation folgt Vorlagen, die Sie freigeben. Texte können Sie jederzeit anpassen.
Kein Eingriff in DATEV-Buchungen: Der Hub erstellt Buchungsvorschläge und DATEV-Exportdateien — die finale Freigabe liegt beim Steuerberater.

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